Warenbegleitende Datenlieferung

Herzlich willkommen zum WBDL-Dienst von medAspis. Mit dem hier vorgestellten Werkzeug können Sie Datensätze zur Warenbegleitenden Datenlieferung im Standard-Format der Deutschen Krankenhausgesellschaft laden und abmelden. Das WBDL-Portal arbeitet unabhängig von Ihrer bestehenden Lösung und ist flexibel einsetzbar.

Anmeldung am medAspis WBDL Portal

Für die Anmeldung wird ein Computer mit Internetzugang benötigt. Zudem sollten Sie bitte Ihren NGDA Zugang (Betriebstätten-Nummer, beginnt mit APO und 8 Ziffern – z.B. APO12345678) inklusive des Passwortes (Rubbellos) bereithalten. Bitte starten Sie das medAspis WBDL Portal in Ihrem Browser unter https://panel.medaspis.com.

Um sich zum ersten Mal zu registrieren, klicken Sie auf die graue Person mit dem gelben Schlüssel rechts neben dem Login-Feld.

Ein Registrierungsbildschirm öffnet sich.

Bitte füllen Sie auf der Registrierungsseite alle Datenfelder aus. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse sorgfältig, sie wird benötigt, falls Sie Ihr Passwort vergessen haben.

Das Kennwort wird zweimal angefordert, um Eingabefehler zu vermeiden. Wählen Sie bei Land „Germany“, bei der Sprache „German“. Als Krankenhaus-Apotheke ist Ihr Organisationstyp „Pharmacy“.

Drücken Sie abschließend “OK”.

Anlegen der Organisation

Ein weiteres Fenster öffnet sich. Bitte tragen Sie die wesentlichen Angaben zu Ihrer Organisation ein und nennen Sie uns einen Ansprechpartner, der im Fall von Nachfragen Auskunft geben kann.

Anmeldung bei securPharm

Als letzten Schritt verbinden Sie bitte Ihren neuen Account auf dem medAspis Portal mit Ihrem securPharm-Konto. Sie finden diesen Menüpunkt durch Klicken auf das Menü-Symbol rechts neben dem medAspis Logo. Ein Menü klappt auf. Bitte gehen Sie unter Einstellungen zum Menü-Punkt „securPharm-Zugang“.

Klicken Sie auf „Download Zertifikat“ und ein Unterfenster öffnet sich.

Bitte geben Sie Ihre Betriebstätten-Nummer und das Einmal-Passwort (Rubbellos) an. Drücken Sie Ok, das Unterfenster schließt sich wieder.

Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Eingabe mit „Speichern“ abzuschließen.

Freischaltung des Portals

Bitte melden Sie sich jetzt telefonisch oder per E-Mail (support@medAspis.com) beim medAspis Support. Ihre Anmeldung wird kurz geprüft und dann sofort freigeschaltet. Wir wollen sicher stellen, dass alle Funktionen gut funktionieren und Sie Freude an Ihrer neuen Möglichkeit der warenbegleitenden Datenlieferung haben.

Die tägliche Nutzung des WBDL-Portals

Mit dem medAspis WBDL Portal werden die warenbegleitenden Datenlieferungen nach dem Standard der Deutschen Krankenhausgesellschaft geladen und abgemeldet.
Ein ausführliches Erklär-Video des gesamten Vorgangs finden Sie am Ende dieser Erklärung.

Nutzung des Menüs

Öffnen Sie das WBDL Portal unter https://panel.medaspis.com/ und melden Sie sich mit Benutzername und Kennwort an.

Die Steuerung erfolgt über das Portal-Menü, auf das über die drei Bindestriche (≡) rechts neben dem medAspis-Logo zugegriffen wird. Dieses Menü ist die Bedien- und Steuereinheit des medAspis WBDL Portals. Das Menü gliedert sich in zwei Teile: Hauptmenü und Einstellungen. Die beiden Teilmenüs können einzeln geöffnet und geschlossen werden.

Die Scanübersicht zeigt Ihnen die Datensätzen zu allen Packungen an, die jemals mit dem System geladen und verarbeitet wurden. Nach einiger Zeit wandern diese Datensätze in das Scanarchiv. Im Menüpunkt Gruppierung finden Sie alle Funktionen zur Bearbeitung der WBDL-Datensätze. Hier werden die Datensätze geladen und komplette Lieferungen können geprüft oder abgemeldet werden. In den Einstellungen finden Sie die Möglichkeit, Details Ihrer Organisation oder Ihrem securPharm-Zugang zu aktualisieren. Unser Tipp: Schließen Sie das Menü nach der Nutzung durch nochmaliges Klicken auf die drei Striche. Ihnen bleibt dann mehr nutzbarer Platz auf dem Bildschirm.

Hochladen neuer WBDL Datensätze

Die Daten werden per E-Mail geschickt und müssen entpackt werden. Dazu wurde Ihnen ein Passwort zur Verfügung gestellt. Die enthaltene Datei mit den Seriennummern können Sie jetzt ganz einfach in das WBDL Portal einlesen.

Bitte gehen Sie zunächst in den Menüpunkt Gruppierung.

Bitte klicken Sie im oberen Bereich den Button „Datei-Import“. Sofort springt ein neues Fenster auf, in dem Sie die Datei eintragen können. Drücken Sie auf den Button „Durchsuchen“ und wählen Sie die Datei aus Ihrem Dateisystem im Computer aus.

Schließen Sie den Vorgang mit OK ab.

Die Datei wird nun verarbeitet und alle geladenen Packungen werden unter Angabe von Produktnummer, Seriennummer, Verfalldatum und Chargen-Nummer angezeigt. Falls Sie die Datei später erst verarbeiten wollen, drücken Sie einfach OK.

Falls Sie die Packungen der Datei sofort deaktivieren (abmelden) wollen, wählen die Option „Abmelden“. Alle Datensätze werden jetzt mit dem von Ihnen hinterlegten securPharm-Konto abgemeldet.

Mit dem Klicken auf den OK Button kommen Sie zurück zur Gruppierungs-Ansicht. Hier sehen Sie alle eingelesenen Datensätze. Die mit dem grünen Haken quittierten Zeilen sind bereits abgemeldet.

Ein möglicher Fehler wird mit einem roten Kreuz dargestellt. Fehler an dieser Stelle sind sehr ungewöhnlich, da die Lieferung inkl. der Datensätze direkt vom Hersteller kommen. Sollte dennoch ein Fehler gemeldet werden, wenden Sie sich bitte an den medAspis Support. Der Fehler wird bestimmt schnell gefunden.

Die Übersicht aller eingelesener Packungen

Unter dem Menüpunkt „Scanübersicht“ finden Sie alle jemals eingelesenen Datensätze. Jeder einzelne wurde bei securPharm abgemeldet oder überprüft. Sie haben eine exakte Übersicht über den Zeitpunkt der Abmeldung und dem Status der Packungen.

Jederzeit können die Ergebnisse exportiert werden, z.B. nach Excel.

Das Erklär-Video

medAspis Hotline

Für Fragen jeglicher Art steht das medAspis Support Team jederzeit zu den Bürozeiten zwischen 08:00 und 17:00 Uhr an Wochentagen (außer gesetzlichen Feiertagen) sehr gerne zur Verfügung. Wir helfen bei der Anmelde-Routine und auch bei den ersten Schritten mit dem System.

Wir freuen uns über Ihren Anruf oder über eine E-Mail an support@medAspis.com.

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