Lean FMD – alle Probleme gelöst

Mit Lean FMD steht Ihnen eine Lösung zur Verfügung, die alle Anforderungen der FMD Richtlinie in Bestform erfüllt. Bis hin zu einem cleveren System zum Fehlermanagement. Auch bei extrem hoher Scan-Last fügt sich Lena FMD perfekt in den Arbeitsalltag ein. Denn Lean FMD ist extrem schnell – mit bis zu 13.000 Scan-Vorgängen in der Stunde.

Genau richtig für Ihre Herausforderungen

Wir haben in vielen Branchen hingeschaut und gelernt, wo der Schuh drückt. Lean FMD wurde von Anfang an mit dem Ziel entwickelt, bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu unterstützen.

Packungen prüfen und deaktivieren

Die Standardanwendung von Lean FMD ist die Prüfung und Abmeldung von Arzneimitteln. Mit dem medAspis System können alle Stellen bedient werden, an denen auch nur ein einziger 2D Matrix Code gescannt werden muss. Lean FMD zahlt sich schon aus, wenn nur geringe Stückzahlen gescannt werden – z.B. in Apotheken und Krankenhäusern. Aber richtig interessant wird es, wenn es sich um riesige Packungsmengen handelt. Mit Lean FMD lassen sich bis zu 13.000 Packungen pro Stunde bearbeiten. Und beim Scannen selbst sind Sie extrem flexibel. Denn der Speed Scanner ist mobil und arbeitet ohne Kabel. Damit scannen Sie z.B. auch in Kühlzellen oder an anderen schwer zugänglichen Einrichtung.

Nach § 23 deaktivieren

In der Regel werden Arzneimittel vom Hersteller über den Großhandel und eine öffentliche Apotheke oder eine Krankenhaus-Apotheke an den Patienten abgegeben – manchmal auch mit Hilfe eines Pharma-Logistikers.

Allerdings gibt es Fälle, in denen die Arzneimittel nicht von Apotheken abgegeben werden, sondern direkt vom Hersteller, dem Logistiker oder Großhandel geliefert werden. Diese Fälle sind in der Delegierten Verordnung (EU) 2016/161 im §23 geregelt.

§23 umfasst z.B. Tierärzte, Zahnärzte, Rettungswesen und Notärzte, Streitkräfte und die Polizei. Außerdem gehören Forschung und Universität, Gefängnisse, Schulen, Hospize oder Pflegeheime dazu.

Große Mengen vernichten

Wo große Mengen von Arzneimitteln hergestellt und verarbeitet werden, müssen hin und wieder auch größere Mengen vernichtet werden. Produktions- oder Lagerfehler können genauso die Ursache sein wie ein neues Packungsdesign oder neue behördliche Vorgaben.

Diese Aktivitäten finden in der Regel sporadisch statt, immer wenn sich eine größere Menge angesammelt hat.

Einige Kunden lagern die zu vernichtende Ware und wollen sie auf einen Rutsch vernichten. In diesen Fällen stellen wir zeitweise Speed Scanner zur Verfügung, um die Bestände schnell zu bearbeiten.

Retouren-Management vereinfachen

Retouren sind ein kritisches Thema. Häufig können Arzneimittel, die als Retoure zurückgeschickt werden, nicht weiter genutzt werden. Deshalb werden Retouren besonders intensiv geprüft. Damit lässt sich vermeiden, Arzneimittel zu erhalten, die gar nicht aus der eigenen Lieferung stammen.

Mit der Fälschungsrichtlinie ist diese Prüfung einfacher geworden. Mit medAspis stellen Sie sicher, welche Seriennummern an welche Kunden geschickt wurden, und können die Retouren dementsprechend prüfen.

Falsche Chargen und Produkte erkennen

In vielen Produktions- und Handelsschritten ist die sortenreine Verarbeitung vorgeschrieben. Vor allem für den Parallel-Handel hat es Priorität, dass in ansonsten homogene Lieferungen nicht aus Versehen Packungen mit falschen Chargen-Nummern oder sogar falschen Produktcodes gelangen.

Das medAspis Batch Control Modul verhindert die unerwünschte Erfassung von falschen Packungen.

Sobald Batch Control aktiviert ist, wird der Anwender gewarnt, sobald eine falsche Charge erfasst wird. Falsche Chargen werden nicht in die laufende Produktion übernommen.

Seriennummern rasend schnell erfassen

Mit Lean FMD von medAspis können Daten sehr schnell erfasst, gespeichert und an dritte Systeme übertragen werden. Die Daten müssen nicht unbedingt bei einem NMVS geprüft werden.

Fall 1: Erfassung neuer Seriennummern zum Upload an das EMVS. Parallel-Importeure erzeugen neue Seriennummern für die Ware, die sie in ihrem Land auf den Markt bringen. Diese Seriennummern müssen im Laufe des Produktionsprozesses eingelesen und geprüft werden. Erst im nächsten Schritt können diese Daten auf den EU-Hub geladen werden. Diese Aufgabe übernimmt medAspis. Extrem schnelles Lesen von großen Datenmengen ist unsere Spezialität. Zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Batch Control zur Sicherstellung der korrekten Codes erleichtern die Arbeit unserer Kunden.

Fall 2: Schnelle Datenerfassung im Wareneingang. Auch die leistungsfähigste OBP Software hat manchmal die Schwäche, Seriennummern von existierenden Daten langsam einzulesen. medAspis hilft gerne aus und überträgt die Seriennummern mit Höchstgeschwindigkeit zur weiteren Verarbeitung in die Systeme unserer Partner.

Vollwertiges, mehrstufiges Aggregationskonzept

Aggregation bezeichnet die Zusammenfassung von Seriennummern, um sie gebündelt weiterverarbeiten zu können. Aggregation gehört nicht zum Standard der europäischen Fälschungsrichtlinie.

medAspis hat ein einfach zu nutzendes Aggregations-System geschaffen, um in typischen Anwendungen eine deutliche Arbeitserleichterung zu schaffen.

Aggregation für Krankenhäuser

Laut EU-Kommission ist die Belieferung mit aggregierter Ware an Krankenhäuser ausdrücklich erlaubt. medAspis hat ein vollständiges System entwickelt,

mit dem auf der einen Seite Lieferungen an Krankenhäuser zusammengestellt werden können, und
auf der anderen Seite parallel zum Empfang der Arzneimittelpackungen die zugehörigen Codes automatisch in die Systeme der Krankenhäuser eingespielt werden.

Der Krankenhaus-Apotheker drückt nur noch einen Button – und die gesamte Lieferung ist in den Krankenhausbestand übertragen. Jetzt können alle Produkt abgemeldet werden, ohne ein einziges Produkt jemals gescannt zu haben. Das ist Arbeitsersparnis pur. medAspis ist im deutschen WBDL (Warenbegleitende Datenlieferung) System zu Hause und auch in Polen, wo die Krankenhäuser durch den Großhandel beliefert werden.

Seriennummern mehrfach nutzen

Häufig werden Seriennummern von Packungen mehrfach benötigt.

So werden z.B. komplette Kartons im Wareneingang für die vorgeschriebene Verifikation gescannt und eingelagert. Später werden diese Kartons weiterverarbeitet, um beispielsweise exportiert oder beim Parallel-Importeur zu neuen Produkten für den nationalen Markt verarbeitet zu werden. Für diese Fälle muss die Seriennummer wieder erfasst werden.

Aber nicht mit medAspis – hier reicht es, die Daten nur einmal zu scannen. Die bereits im ersten Schritt gespeicherten Seriennummern werden einfach noch einmal genutzt, um die FMD-Operation des zweiten Schrittes durchzuführen.

Exportieren mit Late Check Out

Nicht immer sind die Abnehmer zu 100 % zuverlässig: Geschäfte platzen noch, wenn die Ware schon auf der Laderampe steht.

Mit der Fälschungsrichtlinie ist das Geschäft noch schwieriger geworden: Falls komplette Paletten und Kartons voll Arzneimittelpackungen bereits für den Export gescannt und deaktiviert wurden, und dann doch nicht abgeholt werden, müssen sie wieder aufwändig reaktiviert werden. Und zwar innerhalb von zehn Tagen. Ansonsten ist die Reaktivierung nicht mehr möglich, der Status kann dann nicht mehr geändert werden.

Mit dem medAspis Late Check Out gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Packungen werden ein einziges Mal erfasst – zum Beispiel bei der Anlieferung im Wareneingang. Die Seriennummern werden dauerhaft zu diesen Kartons oder Paletten gespeichert.

Wenn nun der Export ansteht, wird die gesamte Lieferung erst dann als exportiert markiert, wenn klar ist, dass das Geschäft tatsächlich stattfindet. Bei Bedarf sogar erst, wenn die Ware bereits auf dem LKW ist. Und das funktioniert einfach per Knopfdruck.

Aggregierte Daten weitergeben

Aggregierte Daten lassen sich auch jenseits des Krankenhausgeschäfts oder interner Optimierungen nutzen. Lieferanten können ihren Kunden die Scan-Last abnehmen und daraus wirtschaftliche Vorteile ziehen.

Fall 1: Pharma-Händler kaufen und verkaufen größere und kleiner Tranchen von gerade verfügbaren Medikamenten. FMD ist für diese Händler ein Problem. Denn der Kunde muss die Ware in jedem Fall im Wareneingang verifizieren. Um den Verkauf einfacher und die Ware attraktiver zu machen, kann der Händler die Packungen vorab scannen (falls er das nicht schon in seinem eigenen Wareneingang getan hat). Im nächsten Schritt können dem Kunden zusammen mit den Arzneimittelpackungen auch die zugehörigen Seriennummern übermittelt werden. Der Kunde kann diese Daten sofort nutzen und die Waren unter seinem eigenen Namen verifizieren. Der Kunde wird es zu schätzen wissen.
Fall 2: Eine grenzüberschreitende Lieferung muss immer beim Empfänger verifiziert werden. Auch falls es sich um zwei Lagerstätten des gleichen Großhändlers handelt. Um diese inner-europäischen Lieferungen einfacher zu gestalten, können die Seriennummern parallel zur Lieferung bereit gestellt werden. Das Empfänger-Warenhaus kann die empfangene Ware per Knopfdruck verifizieren und braucht sie nicht mehr Packung für Packung zu scannen. So einfach kann FMD sein.

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